Datenschutzhinweise zum Portal
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Portal ist:
JR Hausverwaltung & Reeck Immobilien, Inhaber John-Marc Reeck
Haßlebener Str. 3, 17268 Gerswalde
Telefon: 0160 96 888 095 · E-Mail: info@reeck-immobilien.de
2. Zweck des Portals
Das Portal ermöglicht Mietern und Wohnungseigentümern der von uns verwalteten Objekte, Unterlagen abzurufen und mit der Verwaltung zu kommunizieren. Die Nutzung ist freiwillig; alle Anliegen können weiterhin auch per Post, E-Mail oder Telefon erledigt werden.
3. Welche Daten wir verarbeiten
- Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich verschlüsselt als Hash gespeichert), Zeitpunkt der letzten Anmeldung
- Stammdaten: Name, Anschrift, Telefonnummer, zugeordnetes Objekt und Einheit, Rolle (Mieter oder Eigentümer), bei Wohnungseigentümergemeinschaften ggf. Mitgliedschaft im Verwaltungsbeirat
- Dokumente: z. B. Betriebskostenabrechnungen, Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne, Protokolle, Verträge und Schreiben, die wir Ihnen bereitstellen. Persönliche Dokumente sind nur für Sie sichtbar; Unterlagen der Gemeinschaft sehen je nach Freigabe alle Bewohner, nur die Eigentümer oder nur der Verwaltungsbeirat des Objekts.
- Nachrichten: Inhalte, die Sie über das Portal an uns senden, einschließlich Anhängen
- Schadensmeldungen: Beschreibung, Ort, Fotos
- Zählerstände: Zählerart, Zählernummer, Stand, Ablesedatum, ggf. Foto des Zählers
- Bankverbindung: IBAN und Kontoinhaber, sofern Sie diese im Portal mitteilen oder ändern
- Nutzungsprotokoll: sicherheitsrelevante Vorgänge (Anmeldung, Abruf von Dokumenten, Änderung von Daten) mit Zeitpunkt
- Technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp (Server-Logfiles, siehe Ziffer 7)
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Durchführung des Mietvertrags bzw. des Verwaltervertrags mit der Eigentümergemeinschaft, insbesondere Bereitstellung von Abrechnungen und Unterlagen, Bearbeitung von Meldungen und Anfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa aus dem WEG (Beschluss-Sammlung, Zugang zu Verwaltungsunterlagen) oder handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
- Sicherheit und Missbrauchsschutz des Portals (Logfiles, Nutzungsprotokoll, Sperre nach Fehlversuchen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb und im Schutz Ihrer Daten.
5. Empfänger der Daten
Hosting: Das Portal wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, auf Servern in Deutschland betrieben. Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Weitere Empfänger nur, soweit für die Verwaltung erforderlich, z. B. beauftragte Handwerker (bei Schadensmeldungen nur Name, Anschrift, Telefonnummer und Schadensbeschreibung), Messdienstleister für Heiz- und Wasserkosten, der Vermieter bzw. Eigentümer der Einheit, Steuerberater oder Rechtsanwälte. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.
6. Cookies
Das Portal verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit Sie nach der Anmeldung eingeloggt bleiben. Es wird beim Abmelden oder Schließen des Browsers gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.
7. Server-Logfiles
Bei jedem Aufruf speichert der Server automatisch IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite und Browsertyp. Diese Daten dienen der Sicherheit und Fehleranalyse und werden nach [7] Tagen gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.
8. Speicherdauer
- Ihr Portalzugang wird nach Ende des Miet- bzw. Eigentumsverhältnisses oder nach Ende unseres Verwaltungsmandats innerhalb von [3] Monaten deaktiviert und gelöscht.
- Nachrichten, Meldungen und Dokumente löschen wir, sobald sie für die Verwaltung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (6 Jahre für Geschäftsbriefe, 10 Jahre für Buchungsbelege und Abrechnungen, § 257 HGB, § 147 AO).
- Unterlagen der Eigentümergemeinschaft (Beschlüsse, Protokolle) werden für die Dauer der Verwaltung aufbewahrt und bei Verwalterwechsel an den Nachfolger übergeben.
9. Sicherheit
Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert und sind auch für uns nicht lesbar. Dokumente sind nur nach Anmeldung und nur für die jeweils berechtigte Einheit abrufbar. Nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird der Zugang vorübergehend gesperrt; nach 30 Minuten Inaktivität erfolgt eine automatische Abmeldung.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an info@reeck-immobilien.de.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.
11. Pflicht zur Bereitstellung
Die Nutzung des Portals ist freiwillig. Ohne Registrierung können Sie das Portal nicht nutzen; Nachteile für Ihr Miet- oder Eigentumsverhältnis entstehen dadurch nicht.
Stand: [Monat Jahr]